Polityka prywatności

1. O aplikacji i kontakcie technicznym

ChwastOS służy do zarządzania grafikami, komunikacją i organizacją pracy w wielu oddzielnych punktach. Ta informacja opisuje działanie strony chwastoff.pl i aplikacji mobilnej oraz dane wykorzystywane przez ich funkcje. Nie identyfikuje jednego pracodawcy dla wszystkich punktów.

Twórca i kontakt techniczny: ChwastOS, Dominik Zajdel, dominik@chwastoff.pl, tel. +48 799 480 799. Zgłoszenia usterek kierownicy mogą przekazywać technikowi przez profil w aplikacji.

O celach i zasadach wykorzystania danych pracowników decyduje podmiot organizujący pracę w danym punkcie. Powinien przekazać użytkownikom własną informację o administratorze, kontakcie, podstawach prawnych, odbiorcach i okresach przechowywania danych. Ogólny opis aplikacji nie zastępuje tej informacji. Rola twórcy lub osoby obsługującej serwer zależy od rzeczywistych ustaleń dotyczących obsługi danych.

2. Zakres i źródła danych

Dostęp rozpoczyna się od podania numeru punktu, loginu i PIN-u. Dotychczasowa instalacja stanowi punkt 1. Nowy punkt otrzymuje oddzielną bazę danych i katalog załączników. Kierownik i pracownicy korzystają z danych własnego punktu, a technik ma uprawnienie do przełączania punktów.

Konta tworzą kierownik lub technik. Dane pochodzą od pracodawcy, osób zarządzających grafikiem, użytkownika oraz z jego działań w aplikacji. Są to: imię, nazwisko, login, rola, aktywność konta, opcjonalnie e-mail, telefon i zdjęcie profilowe; dane uwierzytelnienia, sesji i nieudanych prób logowania; zmiany, godziny, statusy dnia, wnioski i decyzje; okresy rozliczeń, stawki i wyliczone kwoty; wiadomości, zdjęcia, nagrania oraz informacje o powiadomieniach. Logi infrastruktury mogą zawierać adres IP, czas i informacje o żądaniach.

Rejestr punktów obejmuje numer, nazwę i datę utworzenia. Zgłoszenia techniczne zawierają punkt, dane zgłaszającego, tytuł, opis, datę i stan obsługi. Pulpit technika pokazuje dostępność baz oraz liczby kont z ważnymi sesjami i aktywnością w ostatnich pięciu minutach. Aktywność jest odnotowywana przy uwierzytelnionych żądaniach do aplikacji; nie oznacza pomiaru czasu pracy.

3. Do czego potrzebujemy danych

Imię, nazwisko i login pozwalają rozpoznać osobę w grafiku i rozmowach. Numer punktu oraz rola kierują użytkownika do właściwego zespołu i określają dostęp. Dane uwierzytelnienia zabezpieczają konto. Opcjonalne dane kontaktowe ułatwiają kontakt, a zdjęcie profilowe rozpoznanie nadawcy.

Zmiany i statusy służą organizacji pracy, wnioski obsłudze nieobecności i spóźnień, a godziny i stawki pomocniczym wyliczeniom. Czat, załączniki i powiadomienia umożliwiają komunikację. Zgłoszenia usterek, informacje o sesjach i stanie aplikacji pomagają w obsłudze technicznej.

Podstawy prawne poszczególnych operacji ustala administrator danych dla danego wdrożenia. Włączenie uprawnienia telefonu nie jest ogólną zgodą na przetwarzanie danych pracowniczych.

4. Dobrowolność danych i funkcji

Formularz konta wymaga danych identyfikujących osobę w zespole. E-mail, telefon i zdjęcie profilowe nie są wymagane do utworzenia konta. Biometria i powiadomienia systemowe są opcjonalne; ich niewłączenie nie blokuje samego dostępu do grafiku. Ewentualny obowiązek korzystania z aplikacji oraz sposób zgłaszania nieobecności ustala pracodawca.

Nie wpisuj numeru PESEL, danych karty płatniczej, informacji o leczeniu ani innych zbędnych danych w uwagach, zgłoszeniach i na czacie. Aplikacja nie wymaga dostępu do lokalizacji, kontaktów ani skrzynki SMS telefonu.

5. Nieobecności i dane o zdrowiu

Oznaczenie L4 może ujawniać dane o zdrowiu. Przetwarzanie takich danych wymaga odrębnej przesłanki z art. 9 RODO; w odpowiednim zakresie obowiązków zatrudnienia może to być art. 9 ust. 2 lit. b wraz z właściwym prawem krajowym. Do organizacji zastępstwa nie potrzeba diagnozy ani dokumentacji medycznej. Nie przesyłaj ich na czacie grupowym.

W obecnej wersji zwykły pracownik otrzymuje własne wnioski i statusy dnia. Szerszy dostęp mają role zarządzające, w tym brygadzista. Administrator powinien potwierdzić zasadność i zakres tych uprawnień, zwłaszcza wobec oznaczeń chorobowych. Niniejszy dokument sam nie zmienia uprawnień aplikacji.

6. Widoczność w zespole i komunikacja

Opublikowany grafik zawiera obsadę i godziny zmian. Imię, nazwisko, login i avatar mogą być widoczne innym użytkownikom. Dane kontaktowe innych osób i zbiorcze rozliczenia są ograniczone do kierownika i technika; użytkownik ma dostęp do dotyczących go danych. Widoczność ta dotyczy wybranego punktu; kierownik nie otrzymuje listy innych punktów ani ich pracowników.

Wiadomości grupy Żabka widzą uczestnicy grupy. Prywatne rozmowy są udostępniane ich uczestnikom w interfejsie. Technik może edytować i usuwać wiadomości w dostępnych mu rozmowach. Osoby uprawnione do obsługi serwera mogą mieć techniczny dostęp do danych. Czat nie stosuje szyfrowania end-to-end. Usunięcie wiadomości nie usuwa kopii wcześniej zapisanych przez odbiorcę.

Technik widzi zgłoszenia kierowników wszystkich punktów. Kierownicy widzą zgłoszenia swojego punktu. Nie wpisuj w zgłoszeniu haseł, PIN-ów, kodów 2FA ani danych niezwiązanych z usterką.

7. Dostawcy i miejsce przetwarzania

Aplikacja korzysta z serwera dedykowanego, a poczta kontaktowa z usługi az.pl. Włączenie Web Push wiąże się z wykorzystaniem infrastruktury dostawcy przeglądarki lub systemu. Dodanie grafiku do zewnętrznego kalendarza oznacza przekazanie informacji do rozwiązania wybranego przez użytkownika. Dostęp dostawców powinien wynikać z rzeczywistej usługi i odpowiednich ustaleń prawnych.

Informacja wymagająca uzupełnienia przez administratora: pełna nazwa dostawcy serwera, lokalizacja danych i kopii oraz ustalenia dotyczące dostępu lub transferów poza Europejski Obszar Gospodarczy. Nie potwierdzono, że całość przetwarzania odbywa się wyłącznie w Polsce lub EOG.

8. Przechowywanie i usuwanie

Dane powinny być przechowywane przez okres potrzebny do ustalonych celów, obowiązków dokumentacyjnych i uzasadnionej ochrony roszczeń. Administrator musi określić okresy lub jednoznaczne kryteria osobno dla kont po zakończeniu współpracy, grafików i rozliczeń, czatu, załączników, zgłoszeń i logów. Nie ustalono jeszcze kompletnego harmonogramu retencji dla tego wdrożenia.

Kopie aktualizacyjne nie są obecnie automatycznie usuwane. Administrator powinien wdrożyć ich rotację i sposób ponownego zastosowania usunięć po przywróceniu kopii. Blokada konta nie oznacza usunięcia wszystkich rekordów. Usunięcie danych wymaganych przepisami może być ograniczone obowiązkiem ich dalszego przechowywania.

Sesja logowania jest ważna do 30 dni; nie oznacza to fizycznego usunięcia rekordu po 30 dniach. Podobnie siedmiodniowa ważność widoku offline nie oznacza automatycznego skasowania wszystkich danych z urządzenia.

9. Pamięć urządzenia i grafik offline

Strona i aplikacja zapisują dane potrzebne do działania: identyfikator sesji, preferencję motywu, informacje o wersji, pliki interfejsu oraz kopię grafiku. W dostarczonym kodzie nie wdrożono analityki reklamowej. Dodatkowe narzędzia uruchomione przez administratora na domenie wymagają odrębnego uwzględnienia w tej informacji.

Kopia offline obejmuje identyfikację osób, opublikowane zmiany i statusy dostępne zalogowanemu użytkownikowi, bez czatu, maili, telefonów i rozliczeń. Przestaje być wyświetlana po 7 dniach. Wylogowanie online lub odrzucenie sesji przez serwer uruchamia usunięcie kopii. Zmiany uprawnień nie są natychmiast rozpoznawane na urządzeniu bez internetu. Nie udostępniaj odblokowanego urządzenia innym osobom. Kopia jest oznaczona numerem punktu i zastępowana po przełączeniu punktu przez technika. Na urządzeniu przechowywana jest ostatnia pobrana kopia, a nie archiwum wszystkich punktów.

10. Uprawnienia telefonu i biometria

Przy pierwszym uruchomieniu można włączyć powiadomienia albo pominąć ten krok. O aparat i mikrofon aplikacja pyta przy odpowiedniej funkcji. Zdjęcia i pliki wybierasz przez systemowy wybór pliku, a zapis zdjęcia odbywa się w wskazanym miejscu. Zgodami zarządzasz w ustawieniach telefonu.

Po włączeniu biometrii system telefonu weryfikuje tożsamość. ChwastOS nie pobiera wzorca odcisku palca ani skanu twarzy; korzysta z wyniku weryfikacji i chronionego poświadczenia urządzenia. Avatar nie służy rozpoznawaniu twarzy. Alternatywą jest login i PIN. Instalacja nowego APK wymaga odrębnego potwierdzenia systemowego.

11. Powiadomienia i kalendarz

Powiadomienia dotyczą zmian, czatu, wniosków, ogłoszeń i rozliczeń. Podgląd może być widoczny na zablokowanym ekranie, zależnie od ustawień urządzenia. W obecnej wersji natywny Android nie ma skonfigurowanej usługi push po zamknięciu aplikacji; Web Push przeglądarki jest osobną funkcją. Nie uruchomiono dostawcy kodów SMS.

Adres subskrypcji kalendarza zawiera poufny identyfikator dostępu. Nie udostępniaj go publicznie. Usunięcie subskrypcji w zewnętrznym kalendarzu może być potrzebne niezależnie od czynności wykonanych w ChwastOS.

12. Bezpieczeństwo

Rozwiązanie wykorzystuje HTTPS, role użytkowników, zabezpieczenie PIN-u, ograniczanie nieudanych logowań, odwoływanie dostępu oraz weryfikację podpisu paczek aktualizacji. Kopie służą odtworzeniu działania. Żadne zabezpieczenie nie eliminuje całkowicie ryzyka.

Utratę telefonu, podejrzenie nieuprawnionego dostępu lub ujawnienie linku kalendarza zgłoś administratorowi i kontaktowi technicznemu. Nie przesyłaj PIN-u, kodów uwierzytelniających ani całej bazy danych w zwykłym zgłoszeniu.

13. Twoje prawa

Możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania na warunkach wynikających z RODO. Przenoszenie danych przysługuje w odpowiednich przypadkach automatycznego przetwarzania opartego na zgodzie lub umowie. Wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie możesz wnieść sprzeciw związany ze swoją sytuacją. Jeśli dana operacja opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać bez podważania zgodności wcześniejszego przetwarzania.

Administrator może zweryfikować tożsamość w niezbędnym zakresie. Co do zasady odpowiada w ciągu miesiąca; uzasadnione przedłużenie o kolejne dwa miesiące wymaga poinformowania o przyczynach. Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie złożenia skargi znajdują się na uodo.gov.pl.

14. Wyliczenia i zmiany informacji

ChwastOS sumuje godziny i oblicza kwotę według wprowadzonej stawki. Grafik i wnioski zatwierdzają osoby uprawnione. Wyliczenie nie jest samodzielną decyzją o należnym wynagrodzeniu ani oceną pracownika. Nie wdrożono profilowania reklamowego.

Informacja opisuje dostarczony kod aplikacji. Nie stanowi audytu serwera ani potwierdzenia kompletności obowiązków konkretnego wdrożenia. Zmiana usług, dostawców lub zasad wykorzystania danych wymaga aktualizacji informacji przekazywanej użytkownikom.